Verfahrensverzeichnis nach DSGVO und GoBD für ZimmerSoftware Kunden

31.03.2021

Ab sofort gibt es in der ZimmerSoftware die Möglichkeit, sich bei der Erstellung eines Verfahrensverzeichnis nach DSGVO und GoBD unterstützen zu lassen. 

Ein Verfahrensverzeichnis bezeichnet die verpflichtende Dokumentation des Umgangs mit allen personenbezogenen und steuerrelevanten Daten. Auch ein Vermieter hat die Verpflichtung alle Vorgänge der Datenverarbeitung aufzuzeichnen.


Anforderungen nach DSGVO

Die DSGVO ist ein Gesetz und daher für den Vermieter unbedingt einzuhalten. Laut DSGVO muss eine Verfahrensverzeichnis allgemeine Informationen zu den Verantwortlichen enthalten sowie Details zur Datenverarbeitung der personenbezogenen Daten. Darunter fallen folgende Teilbereiche:

  • Datenschutz-Folgenabschätzung
  • Zweckbestimmung
  • betroffene Personen
  • Datenverwendung und Weitergabe
  • Datenkategorien
  • Löschfristen
  • technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)


Anforderungen nach GoBD

Die GoBD ist eine Verwaltungsvorschrift für die korrekte elektronische Buchführung (Aufbewahrungspflicht von Belegen). Sie erleichtert im Falle einer Steuerprüfung den Ablauf und ist daher zu empfehlen. Grundsätzlich sollte sie Folgendes enthalten:

  • IT-Systeme im Einsatz
  • Maßnahmen, um die erfassten Belege vor Verlust oder Verfälschung zu schützen
  • Maßnahmen, um alle Zugriffe auf die Belege zu dokumentieren
  • Erklärung der firmeninternen Kontrollen, um sicherzustellen, dass alle Vorgaben der GoBD eingehalten wurden


Vereinigung von DSGVO und GoBD

Belege, die laut GoBD aufbewahrt werden müssen, beinhalten in vielen Fällen personenbezogene Daten, die laut DSGVO gelöscht werden müssen, sobald diese ihren Zweck erfüllt haben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die beiden Vorschriften einander widersprechen. Ein Beleg, der laut GoBD noch bis Ablauf einer konkreten Frist aufbewahrt werden muss, hat seinen Zweck noch nicht vollends erfüllt und darf daher auch laut DSGVO noch aufbewahrt werden. Jedoch muss nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Beleg sofort vernichtet werden, um die DSGVO nicht zu verletzen.


In ZimmerSoftware sind diese Löschfristen entsprechend voreingestellt, können aber auch im Rahmen der Gesetze und Vorschriften angepasst werden.


ZimmerSoftware unterstützt ihre Kunden dabei, ein Verfahrensverzeichnis zu erstellen, welches sowohl der DSGVO als auch der GoBD entspricht. Dieses Service wird allen ZimmerSoftware-Kunden sowie all jenen Hotel 5.0-Kunden, die eine TSE bestellt haben, angeboten.

Schnittstelle zu dormakaba

30.03.2021
_Ab sofort ist eine neue Schnittstelle zwischen Zimmersoftware und dem Schlüsselsystem dormakaba verfügbar.

dormakaba ist in der Branche führend bei der Entwicklung und Implementierung der unternehmensweiten Sicherheit für Gästezimmertüren, Gemeinschaftsbereiche und den physischen Zutritt mit RFID, kabellosen Online-Systemen, intelligenten Zimmer- und Energiemanagement-Schnittstellen – und nun auch sicheren Mobilen Zutrittslösungen. Dennoch ist das Unternehmen fest in Österreich verwurzelt. Im niederösterreichischen Herzogenburg befindet sich die Österreich-Zentrale und zugleich wichtiger Produktionsstandort des Konzerns. Weitere Vertriebs- und Serviceniederlassungen befinden sich in Seekirchen, Wien und Innsbruck sowie eine Tochtergesellschaft in Laßnitzthal.

Die Produkte von dormakaba sind für die gesamte Hotellerie bestens geeignet. Um den immer strikteren Sicherheitsauflagen in der Beherbergungswirtschaft gerecht zu werden, entwickelt dormakaba fortlaufend innovative Zutrittskontrollsysteme, die Sicherheit, Verlässlichkeit, Effizienz und Komfort gewährleisten und sowohl die Investition Ihres Hotels in die Schließanlage als auch den Gästeaufenthalt optimieren. Jedes Schloss ist nach BMHA/ANSI Grade 1 zertifiziert sowie RoHS- (Beschränkung gefährlicher Stoffe) und CE/ EMV-konform.

Saflok System

Wenn Sie Ihr Schlüsselsystem an die Zimmersoftware anbinden möchten, so kommt die dormakaba „Saflok“ Hotelverwaltungssoftware zum Einsatz. 

Als windowsbasierte Einzelplatzinstallation oder als Server/Client Version, mit variablen Berechtigungsstrukturen, unterschiedlichsten Gast- und Personalkartentypen und -funktionen, sowie der Verwendung gängiger Schnittstellenprotokolle, ist System 6000 bestens für den Einsatz in jedem Umfeld gerüstet. Technologische Weiterentwicklungen wie BLE (Bluetooth Low Energy als Kommunikationstechnologie mittels Mobiltelefon) können problemlos eingebunden werden.

  • bestens für komplexe Strukturen geeignet: ermöglicht umfangreiche Schließberechtigungskonzepte
  • Passwortschutz mit vielfältigen Sicherheitsstufen
  • gezieltes Löschen und Ersetzen einzelner verlorener/gestohlener Gäste- und Personalkarten
  • umfangreiches Berichtswesen: detailliertes Logbuch zu Benutzeraktionen sowie Transaktionen direkt am Hotelbeschlag
  • inklusive Kartencodierstation zum Schreiben und Auslesen der Mifare Classic-Karten (ISO 14443A 4 Byte NUID)
  • inklusive tragbaren Programmiergerät zum Programmieren und Auslesen der Hotelschlösser

Mobile Access Solutions

Für den mobilen Zugang über das Mobilgerät mit Bluetooth Low Energy (BLE) bietet dormakaba die Mobile Access Solutions. Grundlage für die unkomplizierte Umstellung auf zuverlässigen Mobilzugang sind RFID-Hoteltürschlösser, wie zum Beispiel Saflok. Mit diesem System können Sie nicht auf Ihrem Mobilgerät Ihre Schlüssel einrichten und verwalten. Außerdem können Sie unter verschiedenen Optionen für den Gästezutritt wählen. Außerdem lässt sich das System ganz einfach auf weitere Anwendungen wie den Zutritt zu Fahrzeugstellplätzen oder Aufzügen erweitern. 

Eine weitere Funktion ist LEGIC Connect. Damit lassen sich die Anmeldedaten automatisch auf den Mobilgeräten der Gäste abspeichern, sodass diese ihre Zimmer unkompliziert aufsuchen können.

Schnittstelle zu Destination Solutions

16.03.2021
_Ab sofort ist eine neue Schnittstelle zwischen Zimmersoftware und Destination Solutions verfügbar.

Destination Solutions bietet ein cloudbasiertes Buchungs- und Vertriebssystem für Destinationen, Vermittlungsagenturen und Unterkünfte mit folgenden Modulen:


Buchungstool

Über das Buchungstool findet die Abwicklung des täglichen Buchungsgeschäftes statt. (automatisierter Kommunikation aller Beteiligten, Angebotstool, Statistik, Rechnungslegung, Zahlungsverwaltung, Eigentümerabrechnung für Geschäftsbesorgungsunternehmen etc.)

Vorteile:

  • flexible Pflege
  • Leichte und komfortable Bedienbarkeit
  • Zugang zum System auch via Smartaccount
  • Voller Zugriff auf Daten, Kontingente und Verfügbarkeiten
  • Einstellungsmöglichkeiten wie z.B. saisonabhängige Mindestaufenthalte, Aufpreise bzw. Rabatte, Neben- bzw. Zusatzkosten
  • Buchbarkeit im gesamten Partnernetzwerk
  • Darstellung der Verfügbarkeiten mit exakter Preisberechnung in Echtzeit
  • einfache Integration in die Webseite
  • Individualisierbare Buchungsbestätigung


Premiumvertrieb
Durch den Premiumvertrieb werden Unterkünfte auch auf allen relevanten Urlaubsbuchungsportalen angeboten. Hierfür gilt ein 3-Säulen-Modell:

  • technisches Konzept: Alle Daten müssen nur einmalig eingegeben werden. Diese werden von Destination Solutions schließlich an alle Kanäle weitergeleitet.
  • Vertriebskonzept: Durch den Vertrieb auf mehreren Urlaubsbuchungsplattformen wir eine maximale Reichweite garantiert.
  • nachhaltiges Erlöskonzept: Sowohl Destinationsmarketingorganisationen und gewerblichen Vermittlern als auch die Vertriebskanäle erhalten attraktive Provisionen und am Schluss bleiben auch noch gute Erlöse für den Gastgeber.


Schnittstellen

Schnittstellen zu vielen Channel Managern sowie zu diversen Vertriebspartnern sind über den Premiumvertrieb hinaus möglich


Pauschalen

Pauschalen werden klar bezüglich Veranstalter und Vermittler getrennt. Teil dieses Moduls ist eine Vorgangsverwaltung, ein Warenkorb, eine Bündelung von Leistungen unterschiedlicher Veranstalter, eine automatische Kontingentssteuerung, eine Darstellung von separaten Detail-Informationen, umfangreiche Bildergalerien, saisonale Preisgestaltung sowie separate Rechnungslegung mit einem Abrechnungsmodul.

  • Leistungsträger-Pauschalen
  • klassische Pauschalen als Gesamtpaket oder Bausteinprinzip


Tickets

Dieses Modul ermöglicht Ihnen die Verwaltung sowie die Vermarktung von Tickets und weiteren touristischen Dienstleistungen. Es besteht aus den selben Teilen wie das Modul "Pauschalen".


Gastgeber

Dieses Modul dient als zentrale Datenbank, die auf Grundlage des Buchungssystems Unterkünfte detailliert darstellt.

Vorteile:

  • kein separater Pflege- und Administrationsaufwand
  • individuelle und modulare Gestaltungsmöglichkeiten
  • detaillierte Vermieterinformationen
  • umfangreiche Bildergalerie
  • spezifische Gastgebersuche
  • integrierte Anfragefunktion
  • objektbezogene Online-Buchung


Prospekte

Dieses Modul übernimmt die Verwaltung Ihres Gastgeber-Kataloges, Ihrer Themenbroschüren oder Ihrer Flyer.

Vorteile:

  • Bestellungen über Vertriebspartner im Regional-Netzwerk
  • einfache und unabhängige Online-Administration
  • individuelle Gestaltungsmöglichkeiten
  • Integration der Bestellmaske
  • vielfältigen Vertriebsmöglichkeiten
  • Versandlogistik zentral oder dezentral gesteuert
  • Administration von Versandkosten
  • Umfangreiche Statistikfunktionen


Bewertungen

Jeder Gast kann nach seiner Abreise eine Unterkunft nach folgenden Kriterien von 1-6 Punkten bewerten:

  • Lage & Umgebung
  • Beschreibung entsprach der Realität
  • Service & Freundlichkeit
  • Sauberkeit
  • Ausstattung Zimmer/Fewo
  • Preis-Leistung
  • Empfehlenswert

Digitale Signatur und Reisedokument-Scan bei Feratel Deskline

Zusammenarbeit mit NFON

Schnittstelle zu Ariane

Datenimport von Lodgify

Datenimport von Ibelsa

Schnittstelle zu WinCarat

Neue Schnittstelle von Hotel-Link verfügbar

Email-Versand mit externen SMTP-Server möglich

Schnittstelle zu Wötzer Computerkassen verfügbar

Datenimport von Protel

Die UB-Soft, Hersteller von „Hotel 5.0“, fusioniert mit der ZimmerSoftware KG

Datenimport von Fidelio Websuite

Datenimport von semper Hotelsoftware / HoRes

TSE für KassenSichV verfügbar

Datenimport aus Tekowin

Schnittstelle zu BedAndBreakfast.eu

Ab sofort mehrere Booking-Engines verfügbar

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